POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES

Data ostatniej aktualizacji: [4 sierpień 2026]

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w serwisie internetowym dostępnym pod adresem: https://arkadiuszkepa.pl Serwis ma charakter informacyjny i służy prezentacji działalności prowadzonej pod firmą PIOŚ Arkadiusz Kępa oraz umożliwieniu kontaktu z Administratorem.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

PIOŚ Arkadiusz Kępa
Pracownia na rzecz Inżynierii i Ochrony Środowiska
ul. Andrzeja Struga 13–21, lokal 100B
95-100 Zgierz

NIP: 726-24-84-770
REGON: 542078519

Kontakt z Administratorem:

• e-mail: biuro@arkadiuszkepa.pl,
• telefon: +48 XXX XXX XXX,
• korespondencyjnie na adres siedziby Administratora.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

3. Zakres przetwarzanych danych

Administrator może przetwarzać następujące dane:

1. dane podane przez użytkownika w formularzu kontaktowym, w szczególności:
   • imię i nazwisko,
   • adres e-mail,
   • numer telefonu, jeżeli został podany,
   • nazwa firmy, jeżeli została podana,
   • informacje zawarte w treści wiadomości;
2. dane przekazane w korespondencji e-mailowej lub podczas kontaktu telefonicznego;
3. dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, takie jak:
   • adres IP,
   • data i czas wizyty,
   • typ urządzenia,
   • typ i wersja przeglądarki,
   • system operacyjny,
   • przybliżona lokalizacja,
   • odwiedzane podstrony,
   • źródło wejścia na stronę.

Użytkownik nie powinien przekazywać za pośrednictwem formularza danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, chyba że jest to niezbędne i uzgodnione z Administratorem.

4. Cele i podstawy przetwarzania danych

4.1. Obsługa zapytań i korespondencji

Dane podane w formularzu kontaktowym, wiadomości e-mail lub podczas rozmowy telefonicznej są przetwarzane w celu:

• udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
• prowadzenia korespondencji,
• przedstawienia informacji o usługach,
• podjęcia działań przed zawarciem umowy.

Podstawą przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy, gdy zapytanie dotyczy możliwości wykonania usługi;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji i udzielaniu odpowiedzi na pozostałe zapytania.

4.2. Zawarcie i realizacja umowy

Jeżeli kontakt prowadzi do zawarcia umowy, dane są przetwarzane w celu:

• przygotowania oferty,
• zawarcia i wykonania umowy,
• prowadzenia dokumentacji projektowej,
• kontaktu w sprawach związanych z realizacją zlecenia.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.3. Obowiązki prawne

Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, budowlanych lub innych przepisów dotyczących prowadzonej działalności.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4.4. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Dane mogą być przechowywane i wykorzystywane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw.

4.5. Analityka internetowa

Dane związane z korzystaniem z Serwisu mogą być przetwarzane w celu:

• tworzenia anonimowych lub zagregowanych statystyk,
• analizy sposobu korzystania z Serwisu,
• poprawy jego funkcjonalności i treści,
• oceny skuteczności publikowanych informacji.

Analityka wykorzystująca pliki cookies jest uruchamiana wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika.

Podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda użytkownika.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie za pomocą ustawień cookies dostępnych w Serwisie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale niezbędne do wysłania wiadomości i uzyskania odpowiedzi.

Niepodanie adresu e-mail lub innych danych umożliwiających kontakt może uniemożliwić Administratorowi udzielenie odpowiedzi.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi niezbędne do prowadzenia Serwisu i działalności, w szczególności:

• dostawcy hostingu i utrzymania strony internetowej,
• dostawcy poczty elektronicznej,
• dostawcy systemu formularza kontaktowego,
• dostawcy usług informatycznych,
• dostawcy usług analitycznych,
• biuru rachunkowemu,
• kancelarii prawnej lub podmiotom wspierającym dochodzenie roszczeń,
• organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług dostawców technologicznych, w szczególności Google Analytics 4, dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Przekazywanie danych odbywa się na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych w RODO, w szczególności:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
• standardowych klauzul umownych,
• dodatkowych zabezpieczeń stosowanych przez dostawcę.

Szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych przez dostawcę narzędzia analitycznego znajdują się w jego polityce prywatności.

8. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane:

1. w przypadku zwykłej korespondencji — przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi, a następnie do czasu upływu okresu potrzebnego do ochrony przed ewentualnymi roszczeniami;
2. w przypadku podjęcia działań przed zawarciem umowy — do zakończenia rozmów, a następnie przez okres niezbędny do ochrony przed roszczeniami;
3. w przypadku zawarcia umowy — przez okres realizacji umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
4. w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody — do czasu jej wycofania, chyba że dalsze przechowywanie danych jest uzasadnione inną podstawą prawną;
5. w przypadku danych analitycznych — przez okres wynikający z konfiguracji narzędzia analitycznego, nie dłużej niż jest to niezbędne do realizacji wskazanych celów.

9. Prawa użytkownika

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje — w przypadkach przewidzianych w RODO — prawo do:

• dostępu do danych,
• otrzymania kopii danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądania dotyczące realizacji praw można przesyłać na adres:

biuro@arkadiuszkepa.pl

Przed realizacją żądania Administrator może poprosić o podanie informacji umożliwiających potwierdzenie tożsamości osoby składającej żądanie.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane użytkowników nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wywołujących wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających.

Administrator nie prowadzi profilowania użytkowników w rozumieniu art. 22 RODO.

11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych, uwzględniające charakter danych, zakres przetwarzania oraz związane z nim ryzyko.

Serwis wykorzystuje szyfrowane połączenie HTTPS.

12. Pliki cookies

12.1. Czym są pliki cookies

Pliki cookies są niewielkimi plikami tekstowymi zapisywanymi w urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze stron internetowych.

Cookies mogą zawierać informacje dotyczące urządzenia, przeglądarki, ustawień użytkownika, identyfikatora sesji lub sposobu korzystania ze strony.

12.2. Rodzaje wykorzystywanych cookies

Serwis może wykorzystywać:

A. Cookies niezbędne

Są konieczne do prawidłowego działania Serwisu, jego zabezpieczenia oraz zapamiętania decyzji użytkownika dotyczącej cookies.

Nie wymagają zgody użytkownika.

B. Cookies analityczne

Służą do zbierania informacji o sposobie korzystania z Serwisu, w tym liczbie odwiedzin, źródłach ruchu i odwiedzanych podstronach.

Cookies analityczne są uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody.

12.3. Google Analytics 4

Serwis korzysta z Google Analytics 4, usługi analitycznej dostarczanej przez Google.

Narzędzie może gromadzić informacje dotyczące:

• odwiedzanych podstron,
• czasu wizyty,
• źródła wejścia,
• rodzaju urządzenia,
• systemu operacyjnego,
• przeglądarki,
• przybliżonej lokalizacji,
• interakcji użytkownika ze stroną.

Google Analytics 4 powinien zostać skonfigurowany w taki sposób, aby nie uruchamiał analitycznych plików cookies przed uzyskaniem zgody użytkownika.

12.4. Zarządzanie zgodą

Podczas pierwszej wizyty w Serwisie użytkownik może:

• zaakceptować wszystkie cookies,
• odrzucić cookies inne niż niezbędne,
• wybrać poszczególne kategorie cookies.

Brak zgody na cookies analityczne nie powinien ograniczać możliwości korzystania z podstawowych funkcji Serwisu.

Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić lub wycofać zgodę za pomocą przycisku lub odnośnika:

„Zmień ustawienia cookies”

dostępnego w Serwisie.

12.5. Ustawienia przeglądarki

Użytkownik może również usunąć lub zablokować pliki cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej.

Ograniczenie stosowania niezbędnych cookies może wpłynąć na prawidłowe działanie niektórych funkcji Serwisu.

13. Logi serwera

Korzystanie z Serwisu może wiązać się z zapisywaniem w logach serwera informacji dotyczących połączenia, takich jak:

• adres IP,
• data i czas połączenia,
• żądany zasób,
• informacje o przeglądarce,
• informacje o systemie operacyjnym,
• kod odpowiedzi serwera.

Logi są wykorzystywane w celu zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki błędów, administrowania Serwisem oraz tworzenia statystyk technicznych.

14. Odnośniki do innych stron

Serwis może zawierać odnośniki do zewnętrznych stron internetowych. Administrator nie odpowiada za zasady przetwarzania danych ani treści publikowane przez ich operatorów.

Przed skorzystaniem z zewnętrznej strony użytkownik powinien zapoznać się z jej polityką prywatności.

15. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów,
• zmiany funkcjonalności Serwisu,
• wdrożenia nowych narzędzi,
• zmiany sposobu przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji.